Google-Mail: Datenzentrale für PC und Smartphone

Google-Mail: Man kann ja viel über Google sagen

Google-Mail-Konto als Datenzentrale für Geschäft und privatÜber die Datenkrake, Datensammelwut, Sicherheit, Scannen der Daten, Werbung, … da muss sich jeder seine eigene Meinung drüber bilden. Fakt ist aber, dass Google-Mail viele sehr durchdachte und nützliche Funktionen beinhaltet. Deswegen habe ich meinen kompletten Emailverkehr zu Google-Mail übertragen, geschäftlich und privat. Und zwar sehr komfortabel über EIN Google-Mail-Konto UND synchron mit dem Smartphone.

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Google-Mail: Geschäftlich und Privat mit einem Konto

Die Standardadresse des Google-Mail-Kontos ist die Emailadresse die beim Anlegen des Kontos verwendet wurde. Hier habe ich mir gleich eine Google-Mail-Adresse gesichert, die ich für private Zwecke verwende. Alle Emails meiner geschäftlichen Adresse leite ich direkt zu Google-Mail um, dadurch kommen alle Emails, egal woher, zentral in mein Google-Mail-Konto.
Damit Geschäft und Privat trotzdem getrennt sind, nutze ich die Möglichkeit, meine geschäftliche Adresse als zweite Absenderadresse anzulegen.

Google-Mail: Zweite Absenderadresse

In den Einstellungen gibt es den Punkt „Konten und Import“. Hier kann die zweite (oder auch noch weitere) Absenderadresse definiert werden. Hier gibt es sogar die Wahl, alle Mails der zweiten Adresse weiterhin über deren bisherigen SMTP-Server zu verschicken (muss konfiguriert werden), oder den Google Mail-Server zu verwenden. Der Einfachheit halber sende ich via Google Mail-Server.

Google-Mail: Mit der zweiten Absenderadresse arbeiten

Ich habe diese zweite Adresse als die Standardadresse definiert, d.h. jede Mail die ich schreibe oder beantworte, geht als geschäftlich raus. Geschäftlich laufen einfach mehr Mails als privat. Bei privaten Mails kann im Kopf des Emailformulars für diese Mail auf die private Adresse geklickt werden.

Google-Mail als Datenzentrale für PC und Smartphone

Die geschäftliche Emailadresse ist als Standard eingestellt.

Google-Mail: Signaturen

Für jede definierte Absenderadresse kann eine eigene Signatur erstellt werden. Diese wird je nach angeklickter Adresse bei der Erstellung einer neuen Email automatisch eingesetzt.

Google-Mail: Labels für bessere Übersichtlichkeit

Jetzt kommen schon mal alle meine Emails an einem zentralen Account an. Um die Übesicht zu behalten, bietet Google-Mail die Funktion der Labels. Das ist im Prinzip zunächst Mal das gleiche wie Ordner, d.h. ich erstelle z.B. je ein Label „Privat“ und „Geschäft“, kann die jeweiligen Mails mit dem passenden Label markieren und so wie in einem Ordner trennen. Das geht manuell für jede ankommende Email im Posteingang oder automatisch über die Filter von Google-Mail.

Google-Mail: Filter zur automatischen Zuordnung zum passenden Label

Um alle einkommenden Emails automatisch dem passenden Label zuzuordnen, definiere ich Filter. Hier wird angegeben, dass alle geschäftlichen Emails automatisch das Label „Geschäft“, alle privaten Emails das Label „Privat“ erhalten. Der Posteingang bleibt also übersichtlich.

Google-Mail: Unterschied Label und Ordner

Jede Datei kann nur in einen Ordner kopiert werden. Einer Email können jedoch mehrere Labels zugewiesen werden! So habe ich mir z.B. weitere Labels wie „Verfolgen“, „ToDo“, „Notiz“ erstellt. Die gleiche Email kann im Label „Geschäft“ verfügbar sein, aber trotzdem direkt im Posteingang zusätzlich farbig mit dem Label „Verfolgen“ markiert sein. Da jedes Label wiederum eine andere Farbe hat, ist das sehr übersichtlich.
Für mich viel übersichtlicher als im bisher verwendeten Outlook.

Google-Mail: Weitere Möglichkeiten

Alle üblichen Emailfunktionen, wie Archivierung, übersichtliche Kontakteliste, Spamfilter (ich hatte noch nie so wenig Spam im Postfach!) oder Suchfunktionen sind in Google-Mail natürlich ebenfalls vorhanden, sehr schnell und einfach anzuwenden.

Google-Mail: Synchronisation mit dem Smartphone

Ein weiterer wichtiger Grund für die Verwendung von Google-Mail ist die einfache Synchronisation aller Kontendaten (Emails, Kontakte, Kalender, Aufgaben) mit dem Smartphone. Es ist keine zusätzliche Synchronisations-Software notwendig, Smartphone an und alles ist da. Einfacher geht es nicht!
Da ich mit dem Samsung Nexus das Smartphone Google Pur verwende, sind alle Anwendungen für sämtliche Google-Dienste bereits vorhanden und nach Eingabe der Google-Mail-Kontodaten direkt verfügbar und synchron.

Google-Mails: Mein persönliches Fazit

Unschlagbar was Funktion und Bedienbarkeit betrifft. Wer alle seine Emails, Kontakte, etc. auch unterwegs auf dem Smartphone dabei haben will ist Google-Mail die erste Wahl. Kein anderes Online-Konto bietet so viele und ausgereifte Funktionen, kostenlos in Punkto Geld, bezahlt mit dem Einverständnis des Scannens der Mails zur Anzeige personalisierter Werbung. Diese ist jedoch am PC z.B. mit dem Firefox-Add-on „Webmail-Add-Blocker“ einfach auszublenden, auf dem Smartphone wird sie ohnehin nicht angezeigt.

Autor des Artikels

Computer Complete – Wiesbaden, Mainz, Frankfurt – Jürgen Hamm
IT-Dienstleistungen: Softwareentwicklung, Webdesign, PC-Service, Netzwerke, Kommunikation

2 Gedanken zu „Google-Mail: Datenzentrale für PC und Smartphone

  1. hallo ich habe mein samsung galx j5 verloren das handy ist nicht so wichtig aber die fotos meiner kinder uns meiner familie sind auf dem handy und ich habe angst das jemand irgendwie was mit den fotos machen kann ist es irgendwie möglich das ich das irgendwie von zuhause aus löchen kann ?? lieb frag

    • Hallo, das geht nur wenn das Gerät VORHER entsprechend eingerichtet und vorbereitet wurde. Durch Anmeldung bei einem entsprechenden Dienst, installieren einer entsprechenden App (ViremschutzApps haben diese Funktion z.B. integriert). OHNE eine solche Vorbereitung ist leider kein Kontakt zum Gerät möglich, dann könnte ja jeder einfach drauf zugreifen ! Da kann ich leider nicht helfen 🙁

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